Gelet op het Decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen;
Gelet op het Decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het retributiereglement voor het verhuren van gemeentelijke materialen goedgekeurd door de gemeenteraad d.d. 6 februari 2024;
Overwegende de vraag van verenigingen die aangesloten zijn bij een gemeentelijke raad uit Maasmechelen, scholen of bepaalde andere instanties tot het huren en gebruiken van gemeentelijke materialen;
Overwegende dat deze dienstverlening vooral tot doel heeft om via logistieke ondersteuning de werking van de betrokkenen te ondersteunen, aangezien deze hun bijdrage leveren in een voldoend gevarieerd aanbod op cultureel, pedagogisch, sociaal of sportief vlak aan de plaatselijke bevolking;
Overwegende dat volgende wijzigingen worden doorgevoerd:
Doel
De gemeente Maasmechelen ontleent via de gemeentelijke werkplaatsen een aantal materialen voor de organisatie van activiteiten en evenementen met als doel het verenigingsleven te versterken, door ondersteuning te bieden bij het opzetten van activiteiten en evenementen georganiseerd op het grondgebied van Maasmechelen, met uitzondering van private evenementen of commerciële activiteiten.
Definities
Vereniging: een groepering van personen, met of zonder rechtspersoonlijkheid (ook feitelijke vereniging), die gericht is op een bepaald doel, zonder winstoogmerk.
Ontlener: iedere natuurlijke persoon die namens een feitelijke vereniging een aanvraag tot ontlening indient, of de vereniging / organisatie met rechtspersoonlijkheid namens dewelke een aanvraag wordt ingediend.
Private evenementen: zijn deze waaraan slechts mogen deelnemen de personen voorzien van een persoonlijke en individuele uitnodiging of oproeping, voortspruitend uit de arbitraire wil van de organisator. Er bestaat een persoonlijke en / of professionele band tussen de organisator(en) en de aanwezigen. De context maakt het voor de individuele genodigden duidelijk dat het niet kan om zonder goedkeuring van de organisator “zomaar” spontaan nog een derde mee te brengen. Voorbeelden zijn een (privaat) tuinfeest, een verjaardagsfuif, een communie – of lentefeest, een familiefeest, een huwelijksreceptie, een babyborrel, de eerste steenlegging van een nieuw bedrijfsgebouw, de nieuwjaarsreceptie van een bedrijf voor haar werknemers en partners
Commerciële activiteiten: activiteiten met een persoonlijk of bedrijfsmatig winstoogmerk of reclamedoeleinden.
Worden niet als commerciële activiteiten beschouwd:
Ontleners
De Gemeente Maasmechelen kan materiaal ter beschikking stellen aan volgende aanvragers:
Categorie A:
Categorie B:
Categorie C:
Materialen
Andere materialen (bv. standpijpen, machines, enz.), behoudens voorzien in andere gemeentelijke reglementen, worden niet ontleend noch ter beschikking gesteld.
Vergoeding
De materialen kunnen ontleend worden tegen een vergoeding bepaald in het geldende retributiereglement voor het verhuren van gemeentelijke materialen.
Indien de voorwaarden voor het ontlenen van materiaal niet worden nageleefd zal de ontlener de hiermee verbonden kosten eveneens moeten vergoeden zoals bepaald in het geldende retributiereglement voor het verhuren van gemeentelijke materialen.
Tijdsduur ontlening
De materialen worden verhuurd per stuk en per weekend d.w.z. vrijdag ophalen en maandag terugbrengen of per evenement indien het evenement plaatsvindt op weekdagen, tenzij anders toegestaan door de dienst Werken. De aanvrager brengt uiterlijk maandag na het evenement het materiaal terug , op een met de dienst Werken vooraf afgesproken tijdstip.
Verplichtingen van de ontlener
Algemeen
M.b.t. de aanhangwagen
M.b.t. de vuilnisbakken
Indien de vuilbakken niet op de gevraagde manier (geledigd en gereinigd) worden teruggebracht, zullen de arbeidsuren van de werklieden volledig ten laste zijn van de ontlener volgens de tarieven die vastgesteld zijn volgens het retributiereglement op de dienstverlening van de gemeentelijke werkplaatsen en volgens de modaliteiten van het retributiereglement voor het verhuren van gemeentelijke materialen.
Aanvraagprocedure
De aanvraag voor het huren van de gemeentelijke materialen dient te gebeuren per mail via werkplaats@maasmechelen.be en dit ten laatste 1 maand voor de activiteit/het evenement.
De aanvragen worden vanaf het ogenblik dat ze volledig zijn chronologisch afgehandeld en de toekenning van het materiaal hangt af van de beschikbaarheid ervan op de gewenste datum en het gewenste tijdstip.
De ontlener wordt per e-mail in kennis gesteld van de reservatie.
Door het indienen van een aanvraag verklaart de ontlener zich akkoord met dit reglement en het retributiereglement.
Annulering
De ontlener kan zijn aanvraag kosteloos annuleren door dit ten laatste 2 werkdagen voor de datum van afhaling per e-mail te melden aan de gemeentelijke Werkplaats via werkplaats@maasmechelen.be. Indien niet of niet tijdig wordt geannuleerd zal de ontlener een retributie verschuldigd zijn zoals voorzien in dit retributiereglement.
Ophalen en terugbrengen van materialen
Ophalen
De ontlener wordt per mail verwittigd van de dag en tijdstip waarop de materialen moeten afgehaald en teruggebracht worden. Het afhalen en terugbrengen gebeurt sowieso uitsluitend na afspraak en steeds tijdens de openingsuren van de gemeentelijke werkplaatsen.
De persoon die de materialen afhaalt, controleert het materiaal samen met de medewerker van de gemeentelijke werkplaatsen en ondertekent een ontvangstbewijs voor akkoord.
De medewerker van de gemeentelijke werkplaatsen kan weigeren materiaal mee te geven indien een correcte vervoerswijze niet gewaarborgd kan worden.
Terugbrengen
De ontlener brengt het materiaal terug naar de gemeentelijke werkplaatsen op de afgesproken datum en uur.
Bij het terugbrengen controleert de medewerker van de gemeentelijke werkplaatsen de teruggave.
Zichtbare schade of direct vast te stellen gebreken worden onmiddellijk meegedeeld aan de ontlener of de door hem aangestelde persoon die de materialen terugbrengt. Hij ontvangt hier ook een bevestiging van.
Andere schade die pas na een technische controle kan vastgesteld worden, wordt binnen de 7 werkdagen gemeld aan de ontlener per e-mail. De ontlener wordt hiervan conform de bepalingen van artikel 11 “aansprakelijkheid”, 4de lid op de hoogte gebracht
Aansprakelijkheid
De ontlener is vanaf het moment waarop hij het materiaal ontvangt aansprakelijk voor verlies van en schade aan het materiaal. Hij draagt zorg voor het ontleende materiaal als een goede huisvader en neemt alle voorzorgsmaatregelen om beschadiging, verlies of diefstal te vermijden.
Wanneer een aanvraag wordt ingediend door een feitelijke vereniging, dan verbindt de natuurlijke persoon die de aanvraag indient zich persoonlijk.
Als de ontlener tekorten of schade opmerkt aan het ontleende materiaal, dan meldt hij dit voorafgaand aan de activiteit aan de gemeentelijke werkplaatsen via e-mail. Indien het tekort of de schade later wordt gemeld, dan is deze ten laste van de ontlener.
Eventuele schade die door de gemeente Maasmechelen wordt opgemerkt nadat het materiaal werd teruggebracht wordt binnen de 7 werkdagen gemeld aan de ontlener per email. De ontlener krijgt de mogelijkheid hierop te reageren binnen de 7 kalenderdagen. Na deze periode wordt overgegaan tot facturatie van de extra kosten.
Alle beschadigingen, diefstal of verlies van de materialen zijn ten laste van de ontlener.
Indien de schade aan het materiaal hersteld kan worden, dient de herstelling uitgevoerd te worden door of in opdracht van de gemeente Maasmechelen. Het is de ontlener ten strengste verboden zelf herstellingen uit te voeren of te laten uitvoeren aan het materiaal. De herstellingskosten zijn ten laste van de ontlener.
Indien de schade aan het materiaal niet hersteld kan worden of in geval van verlies, zal de nieuwwaarde van de materialen ten laste zijn van de ontlener.
In geval van diefstal doet de ontlener onmiddellijk aangifte bij de politie en bezorgt hij zo snel mogelijk een kopie van het proces-verbaal aan de gemeentelijke werkplaatsen.
De gemeente Maasmechelen kan onder geen enkel beding verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen of schade die het gevolg zijn van breuk, foutieve of onzorgvuldige installatie, gebruik of afbraak van het ontleende materiaal.
Sancties en controle
De gemeente Maasmechelen kan te allen tijde controle uitoefenen op het verantwoord en correct gebruik van het materiaal. Om dit mogelijk te maken dient de ontlener vrije toegang te verlenen tot medewerkers van de gemeente Maasmechelen na voorlegging van een legimitatiebewijs.
Bij manifeste overtredingen van dit reglement kan het College van Burgemeester en Schepenen het toekomstig gebruik van materialen aan de ontlener weigeren voor een periode van maximum 2 jaar.
Indien bij wanbetaling de aanmaningsprocedure opgestart wordt, kan de ontlener niet langer materiaal ontlenen tot de verschuldigde bedragen zijn betaald.
Indien het niet of niet tijdig terugbrengen van materialen door de ontlener aanleiding geeft tot kosten voor de gemeente Maasmechelen zullen deze kosten verhaald worden op de ontlener. Louter als voorbeeld en zonder limitatief te zijn betreft het o.a. de situaties waarin de gemeente Maasmechelen zelf materialen moet huren of haar eigen ontleende materialen moet ophalen.
Bekendmaking
Het reglement wordt overeenkomstig artikel 286, 287 en 288 van het Decreet Lokaal Bestuur afgekondigd en bekend gemaakt.
Het reglement treedt in werking op 1 maart 2024.